Pour vos déplacements à l’étranger
Il vous faudra peut-être établir des notes de frais
De quoi s’agit-il exactement ?
Il s’agit d’un récapitulatif de vos dépenses, nécessaire à la comptabilisation de celles-ci dans votre dossier comptable.
Les forfaits pour déplacements à l’étranger:
Pour les sociétés (pas pour les personnes physiques …), il est possible d’appliquer un forfait pour déplacement à l’étranger.
En effet, lors de déplacements professionnels à l’étranger, les petites dépenses peuvent être justifiées par des forfaits journaliers plutôt que par des pièces justificatives (repas, taxis, …).
Ces forfaits varient d’un pays à l’autre et l’administration en publie la liste chaque année.
Outre la note de frais type, vous trouverez ci-dessous, un tableur qui vous permettra de calculer ces forfaits pour ensuite les reprendre sur votre note de frais.
Attention tout de même aux doubles emplois …
Le registre UBO pour les sociétés et associations
Avant de vous rendre sur le site de l’administration, il faudra vous munir d’un lecteur de carte d’identité, de votre carte d’identité ainsi que de votre code PIN.
Si vous avez perdu votre code PIN, il faudra en demander un nouveau auprès de votre administration communale.
Adresse du site : MYMINFIN
1° Sélectionnez le lien « IDENTIFIEZ-VOUS »;
2° Sélectionnez le lien « IDENTIFIEZ-VOUS » (avec un lecteur de carte Eid);
3° Mode d’identification: « EN PERSONNE PHYSIQUE »;
4° En haut à droite de la page du site, sélectionner « UBO » dans le menu déroulant en forme de petit chaînon;
5° Ensuite sélectionner « RECHERCHER UNE IDENTITE » et sélectionner l’entreprise concernée;
6° Vous pourrez dès lors renseigner l’identité des bénéficiaires de l’entreprise concernée.
Plus d’informations sur le sujet:
Comment créer un mandat ?
Avant de vous rendre sur le site de l’administration, il faudra vous munir d’un lecteur de carte d’identité, de votre carte d’identité ainsi que de votre code PIN.
Si vous avez perdu votre code PIN, il faudra en demander un nouveau auprès de votre administration communale.
Adresse du site : https://finances.belgium.be/fr/E-services/mandats
1° Vous cliquez sur « MANDATS » dans la colonne à droite de votre écran ;
2° Vous choisissez « IDENTIFICATION » avec un lecteur de cartes eID »
3° Vous cliquez sur « S’IDENTIFIER »
4° Vous choisissez « en votre propre nom » … et par la suite si vous exercez en société il faudra renouveler la procédure en choisissant « au nom d’une entreprise » car nous aurons besoin des mandats pour votre société également.
5° Vous cliquez sur « CREATION »
6° Vous sélectionner tous les mandats que vous pouvez ;
7° Vous cochez la case « Mandant » pour vous et vous nous recherchez comme mandataire à l’aide du n° de TVA de MYTAX SPRL : 0715.930.076
Si vous rencontriez un soucis quelconque, n’hésitez pas à nous contacter afin de fixer un rendez-vous.
Déclarer vos ATN (Avantages de Toute Nature)
Lorsqu’une société met à disposition de ses dirigeants ou de ses travailleurs, des biens ou des services dont l’usage est en partie professionnel et en partie privé, cette société doit déclarer un avantage de toute nature taxable (ATN).
A la demande du(des) dirigeant(s), c’est le secrétariat social qui se chargera de déclarer les ATN auprès de l’administration, d’établir les fiches de paie et de calculer le précompte professionnel et/ou l’ONSS du(s) sur les avantages de toute nature.
Quelques exemples d’ATN pour l’année de revenus 2018 (ces montants sont revus à la hausse chaque année):
PC (portable) : 6€ par mois et par appareil
Tablette, GSM, smartphone : 3€ par mois et par appareil
Internet gratuit : 5€ par mois
Abonnement téléphonique : 4€ par mois
Véhicule de société : valeur catalogue x coefficient de vétusté x 6/7èmes x pourcentage de CO2, avec un minimum de 1.310 €
Chauffage: 1.990 € pour l’année
Electricité : 990 € pour l’année
Comment annoter vos achats ?
Qu’il s’agisse d’un ticket ou d’une facture, outre le moyen de paiement utilisé et que vous devez reprendre sur chaque pièce justificative, votre comptable doit pouvoir répondre à trois questions fondamentales afin d’être en mesure de comptabiliser votre dépense correctement :
- S’agit-il d’une charge d’exploitation (exemple: électricité du bureau, honoraires comptables, …) ?
- S’agit-il d’une charge liée directement aux ventes (exemple: marchandises, sous-traitance, …) ?
- S’agit-il d’un investissement (Il s’agit d’un bien durable dans le temps, dont la valeur est supérieure à 250 €) ?
- Les charges d’exploitation :
Certaines de vos pièces comptables sont on ne peut plus évidentes à interpréter, ce sont par exemple vos factures de téléphonie, vos frais de véhicule, vos frais de poste, etc …
Non seulement ces charges sont récurrentes mais de plus, les libellés sont limpides et aucune erreur d’interprétation n’est possible.
Par contre, d’autres pièces comptables nécessitent une annotation particulière de votre part, ce sont par exemple les factures ou tickets dont le libellé ou même l’utilité pour votre entreprise pourrait ne pas être évident(e) et ainsi prêter à confusion lors de leur traitement comptable.
Il est dès lors important que vous annotiez ces pièces justificatives de manière à ce que votre comptable puisse correctement les interpréter.
- Les charges liées aux ventes :
Il s’agit ici de veiller à ce que votre comptable puisse distinguer les charges liées directement aux ventes des charges d’exploitation ou des investissements.
Par charges liées aux ventes, il faut comprendre toute acquisition (marchandises, services ou biens) qui sera revendue auprès d’un client.
- Les investissements :
Un investissement est l’acquisition d’un bien durable dans le temps, d’une valeur supérieur à 250 € htva (ou 250 tvac pour les non-assujettis) et qui n’est pas destiné être vendu avant de l’avoir utilisé personnellement.
Les investissements sont amortis pendant au moins trois années alors que les charges d’exploitation ou les charges liées aux ventes et qui sont vendues sont déduites fiscalement en une seule fois.
Merci d’avance pour votre bonne collaboration 😉